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【Excel】2019「ブックの共有」を設定してみよう!

まさあき

このブログでは「Excel 2019」の【ブックの共有】設定方法について、図を使ってお話しします。

操作はとても簡単ですので、やってみてくださいね。

ブックの共有とは

ブックの共有とは、複数のユーザーで同時にエクセルデータを編集・更新できることをいいます。

しかし、「共有」を設定すると制限される機能があります。

この機能を使用する場合は、ブックの共有を解除しましょう。

共有されているExcelデータは、あらかじめ作成された様式(フォーマット)に、複数人のユーザーで、データを入力していく機能だというイメージで使っていきましょう。

「共有」設定方法

クイックアクセスツールバーに「ブックの共有(レガシ)」を追加しましょう。

「ファイル」のリボンから一番下の「オプション」をクリックします。

「クイックアクセスツールバー」→「すべてのコマンド」→「ブックの共有(レガシ)」→「追加」→「OK」

「ブックの共有」のコマンドが表示されました。

この「ブックの共有(レガシ)」をクリックします。

「新しい共同編集機能ではなく、以前の共有ブック昨日を使用します。」にチェックマークをいれます。

「OK]をクリックします。

「この操作を行うと、ブックはいったん保存されます。よろしいですか?」とダイアログボックスが表示されるので「OK」をクリックします。

「コラボレーションを強化」と出ますが「後で」をクリックします。

「共有」という文字が表示されたので、共有の設定は終わりです

「共有」解除方法

ブックの共有を解除するには、「校閲」のリボンから「ブックの共有を解除」をクリックします。

変更履歴の記録

共有したブックは、編集した履歴を残したり確認することができます。

最初に変更履歴の有効について確認します。

ブックの共有「詳細設定」

クイックアクセスツールバーに追加した「ブックの共有(レガシ)」から「詳細設定」をクリックします。

「ブックの共有」のダイアログボックスが表示されます。

「変更履歴を次の期間保持する」にデフォルトで30日間となっています。

例えば、共同でエクセルブックを作業する期間が3カ月だったら90日というように、プロジェクトの期間に合わせて設定しておくと、その期間の履歴が残りますので安心ですね。

「OK」をクリックします。

「変更履歴記録(レガシ)」の追加

次に「変更履歴の記録(レガシ)」をクイックアクセスツールバーに追加しましょう。

「ファイル」→「オプション」→「クイックアクセスツールバー」→「すべてのコマンド」→「変更履歴記録(レガシ)」→「追加」→「OK」

「変更履歴の記録(レガシ)」が表示されました。

変更箇所の確認

このブックを変更してみましょう。

例えば、中間試験と期末試験の平均点を表示させてみました。

「変更箇所の確認」をクリックします。

「反映する変更の選択」のダイアログボックスが表示されます。

今日の日付以降に設定して「OK」をクリックします。

変更箇所が表示されます。

変更の内容を確認して「反映」をクリックします。

変更箇所の表示

変更箇所が履歴として記録に残っているのかを見てみましょう。

「変更履歴の記録(レガシ)」「変更箇所の表示」をクリックします。

「変更箇所の表示」のダイアログボックスが表示されます。



「指定日以降」をクリックして「新しいシートに変更箇所一覧を作成する」に✅マークをいれます。

このように、変更した履歴の詳細が別のシートで表示されます。

おわりに

Excel2019でのブックの共有方法をお話ししました。

ブックの共有とは、複数のユーザーで同時にエクセルデータを編集・更新できることをいいます。

共有の設定についてはこちら!

「ファイル」→「オプション」→「クイックアクセスツールバー」→「すべてのコマンド」→「ブックの共有(レガシ)」→「追加」→「OK」

共有の変更履歴の確認するにはこちら!

「ファイル」→「オプション」→「クイックアクセスツールバー」→「すべてのコマンド」→「変更履歴記録(レガシ)」→「追加」→「OK」

となっております。

共有を設定すると、制限される機能があるので、あらかじめ作成された様式(フォーマット)に複数人のユーザーで、データを入力していくといったイメージでエクセルデータを共有しましょう。

最後まで読んでいただいてありがとうございました。

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まさあき
まさあき
土木施工管理技士
「まさあき」と申します。
土木施工管理歴30年。
地場の小さな建設会社に勤務しております。
1級土木、2級管工事、2級舗装、測量士、砕石業務管理者を保有しております。
このブログは、工事現場に関する「施工管理」・「測量」・「CAD(HO_CAD)」・「パソコン」などについて発信しています。
参考にしていただけると嬉しいです。
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