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まさあき
建設ナビ
【Excel】2019「ブックの共有」を設定してみよう！
まさあき
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このブログでは「Excel 2019」の【ブックの共有】設定方法について、図を使ってお話しします。
操作はとても簡単ですので、やってみてくださいね。
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ブックの共有とは
ブックの共有とは、複数のユーザーで同時にエクセルデータを編集・更新できることをいいます。
しかし、「共有」を設定すると制限される機能があります。
- シートの複写と削除【Excel】シートをコピーする「2つの方法」
- セルの結合と解除
- 画像や図形の挿入【エクセル】図形おススメテクニック
- グラフ
- ピボットテーブル
- 条件付き書式の追加と変更
- ハイパーリンクの挿入と変更
この機能を使用する場合は、ブックの共有を解除しましょう。
共有されているExcelデータは、あらかじめ作成された様式(フォーマット)に、複数人のユーザーで、データを入力していく機能だというイメージで使っていきましょう。
「共有」設定方法
クイックアクセスツールバーに「ブックの共有(レガシ)」を追加しましょう。
「ファイル」のリボンから一番下の「オプション」をクリックします。
「クイックアクセスツールバー」→「すべてのコマンド」→「ブックの共有（レガシ）」→「追加」→「OK」
「ブックの共有」のコマンドが表示されました。
この「ブックの共有(レガシ)」をクリックします。
「新しい共同編集機能ではなく、以前の共有ブック昨日を使用します。」にチェックマークをいれます。
「OK]をクリックします。
「この操作を行うと、ブックはいったん保存されます。よろしいですか？」とダイアログボックスが表示されるので「OK」をクリックします。
「コラボレーションを強化」と出ますが「後で」をクリックします。
「共有」という文字が表示されたので、共有の設定は終わりです
「共有」解除方法
ブックの共有を解除するには、「校閲」のリボンから「ブックの共有を解除」をクリックします。
変更履歴の記録
共有したブックは、編集した履歴を残したり確認することができます。
最初に変更履歴の有効について確認します。
ブックの共有「詳細設定」
クイックアクセスツールバーに追加した「ブックの共有(レガシ)」から「詳細設定」をクリックします。
「ブックの共有」のダイアログボックスが表示されます。
「変更履歴を次の期間保持する」にデフォルトで３０日間となっています。
例えば、共同でエクセルブックを作業する期間が３カ月だったら９０日というように、プロジェクトの期間に合わせて設定しておくと、その期間の履歴が残りますので安心ですね。
「OK」をクリックします。
「変更履歴の記録（レガシ）」の追加
次に「変更履歴の記録(レガシ)」をクイックアクセスツールバーに追加しましょう。
「ファイル」→「オプション」→「クイックアクセスツールバー」→「すべてのコマンド」→「変更履歴の記録（レガシ）」→「追加」→「OK」
「変更履歴の記録（レガシ）」が表示されました。
変更箇所の確認
このブックを変更してみましょう。
例えば、中間試験と期末試験の平均点を表示させてみました。
「変更箇所の確認」をクリックします。
「反映する変更の選択」のダイアログボックスが表示されます。
今日の日付以降に設定して「OK」をクリックします。
変更箇所が表示されます。
変更の内容を確認して「反映」をクリックします。
変更箇所の表示
変更箇所が履歴として記録に残っているのかを見てみましょう。
「変更履歴の記録（レガシ）」→「変更箇所の表示」をクリックします。
「変更箇所の表示」のダイアログボックスが表示されます。
「指定日以降」をクリックして「新しいシートに変更箇所一覧を作成する」に✅マークをいれます。
このように、変更した履歴の詳細が別のシートで表示されます。
おわりに
Excel2019でのブックの共有方法をお話ししました。
ブックの共有とは、複数のユーザーで同時にエクセルデータを編集・更新できることをいいます。
共有の設定についてはこちら！
「ファイル」→「オプション」→「クイックアクセスツールバー」→「すべてのコマンド」→「ブックの共有（レガシ）」→「追加」→「OK」
共有の変更履歴の確認するにはこちら！
「ファイル」→「オプション」→「クイックアクセスツールバー」→「すべてのコマンド」→「変更履歴の記録（レガシ）」→「追加」→「OK」
となっております。
共有を設定すると、制限される機能があるので、あらかじめ作成された様式(フォーマット)に複数人のユーザーで、データを入力していくといったイメージでエクセルデータを共有しましょう。
最後まで読んでいただいてありがとうございました。
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川下政明（かわしもまさあき）と申します。
土木施工管理歴３０年。
地場の建設会社に勤務しております。
1級土木、2級管工事、2級舗装、測量士、採石業務管理者を保有しております。
このブログは、工事現場に関する「施工管理」・「測量」・「HO_CAD」・「JW-CAD」・「パソコン」などについて発信しています。
参考にしていただけると嬉しいです。
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