マイクロソフトオフィス

【Excel】2019「ブックの共有」を設定してみよう!

こんにちは!まさあき(@pooloyolo)です。

このブログでは「Excel 2019」の【ブックの共有】設定方法について、図を使ってお話しします。

操作はとても簡単ですので、やってみてくださいね。

ブックの共有とは

ブックの共有とは、複数のユーザーで同時にエクセルデータを編集・更新できることをいいます。

しかし、「共有」を設定すると制限される機能があります。

この機能を使用する場合は、ブックの共有を解除しましょう。

共有されているExcelデータは、あらかじめ作成された様式(フォーマット)に、複数人のユーザーで、データを入力していく機能だというイメージで使っていきましょう。

https://pooloyolo.blog/computer/excel-remedy-for-this-command-cannot-be-executed-on-a-shared-file-please-open-it-in-exclusive-mode/

「共有」設定方法

クイックアクセスツールバーに「ブックの共有(レガシ)」を追加しましょう。

「ファイル」のリボンから一番下の「オプション」をクリックします。

「クイックアクセスツールバー」→「すべてのコマンド」→「ブックの共有(レガシ)」→「追加」→「OK」

「ブックの共有」のコマンドが表示されました。

この「ブックの共有(レガシ)」をクリックします。

「新しい共同編集機能ではなく、以前の共有ブック昨日を使用します。」にチェックマークをいれます。

「OK]をクリックします。

「この操作を行うと、ブックはいったん保存されます。よろしいですか?」とダイアログボックスが表示されるので「OK」をクリックします。

「コラボレーションを強化」と出ますが「後で」をクリックします。

「共有」という文字が表示されたので、共有の設定は終わりです

「共有」解除方法

ブックの共有を解除するには、「校閲」のリボンから「ブックの共有を解除」をクリックします。

変更履歴の記録

共有したブックは、編集した履歴を残したり確認することができます。

最初に変更履歴の有効について確認します。

ブックの共有「詳細設定」

クイックアクセスツールバーに追加した「ブックの共有(レガシ)」から「詳細設定」をクリックします。

「ブックの共有」のダイアログボックスが表示されます。

「変更履歴を次の期間保持する」にデフォルトで30日間となっています。

例えば、共同でエクセルブックを作業する期間が3カ月だったら90日というように、プロジェクトの期間に合わせて設定しておくと、その期間の履歴が残りますので安心ですね。

「OK」をクリックします。

「変更履歴記録(レガシ)」の追加

次に「変更履歴の記録(レガシ)」をクイックアクセスツールバーに追加しましょう。

「ファイル」→「オプション」→「クイックアクセスツールバー」→「すべてのコマンド」→「変更履歴記録(レガシ)」→「追加」→「OK」

「変更履歴の記録(レガシ)」が表示されました。

変更箇所の確認

このブックを変更してみましょう。

例えば、中間試験と期末試験の平均点を表示させてみました。

「変更箇所の確認」をクリックします。

「反映する変更の選択」のダイアログボックスが表示されます。

今日の日付以降に設定して「OK」をクリックします。

変更箇所が表示されます。

変更の内容を確認して「反映」をクリックします。

変更箇所の表示

変更箇所が履歴として記録に残っているのかを見てみましょう。

「変更履歴の記録(レガシ)」「変更箇所の表示」をクリックします。

「変更箇所の表示」のダイアログボックスが表示されます。

「指定日以降」をクリックして「新しいシートに変更箇所一覧を作成する」に✅マークをいれます。

このように、変更した履歴の詳細が別のシートで表示されます。

おわりに

Excel2019でのブックの共有方法をお話ししました。

ブックの共有とは、複数のユーザーで同時にエクセルデータを編集・更新できることをいいます。

共有の設定についてはこちら!

「ファイル」→「オプション」→「クイックアクセスツールバー」→「すべてのコマンド」→「ブックの共有(レガシ)」→「追加」→「OK」

共有の変更履歴の確認するにはこちら!

「ファイル」→「オプション」→「クイックアクセスツールバー」→「すべてのコマンド」→「変更履歴記録(レガシ)」→「追加」→「OK」

となっております。

共有を設定すると、制限される機能があるので、あらかじめ作成された様式(フォーマット)に複数人のユーザーで、データを入力していくといったイメージでエクセルデータを共有しましょう。

最後まで読んでいただいてありがとうございました。

スキルのフリマ【ココナラ】

PVアクセスランキング にほんブログ村
ABOUT ME
まさあき
「まさあき」といいます。 土木施工管理歴30年。元ゼネコン社員。現在は地場の建設会社に勤務しております。1級土木、2級管工事、2級舗装、測量士、砕石業務管理者を保有しております。このブログは、工事現場に関する「施工管理」・「測量」そして現場で使用する「パソコン」について発信しています。 私の土木技術者として知識が皆様のスキルアップにつながるとうれしいです。